Bekerja dengan PivotTable di Excel

Oleh : Lucia Giovani Dea Natalia -TI kelas B-NIM 112110101052

Mengapa harus bekerja dengan Pivot Tables ?

PivotTables adalah salah satu fitur yang paling kuat dari Microsoft Excel. Pivot Tables  memungkinkan sejumlah besar data untuk dianalisa dan diringkas hanya dalam beberapa klik mouse.

Jadi apa yang dimaksud dengan PivotTable tepatnya?

Sederhananya, PivotTable adalah ringkasan dari beberapa data, diciptakan untuk memungkinkan analisis secara mudah dari data tersebut. Tapi tidak seperti ringkasan yang dibuat secara manual dan harus mengetik satu per satu rumus Statistikanya , Excel PivotTables sangat interaktif. Setelah Anda membuat satu data, anda dapat dengan mudah mengubahnya. Dalam beberapa klik ringkasan dapat "berputar" - diputar sedemikian rupa sehingga judul kolom menjadi baris judul, dan sebaliknya. Ada banyak lagi yang bisa dilakukan, juga. Data yang dianalisis menggunakan PivotTable - itu harus data mentah, belum diolah sebelumnya (unsummarized). Pivot table akan sangat berguna jika database yang dianalisa jumlahnya ribuan data. 

Bingung? atau Penasaran ? Untuk Lebih memahami , ayo kita mencobanya bersama sama

Pertama kali yang kita jalankan adalah program Ms.Office Excel. Tidak harus Excel 2010,Ms excel 2007 juga bisa karena juga sama sama terdapat  Pivot tablenya

Kedua buatlah sebuah data mentah, alias data yang masih belum diolah seperti yang saya buat dibawah ini tetapi kalau sudah punya data ,silahkan di buka kembali data tersebut

Langkah selanjutnya,

Silahkan blok semua datang yang ingin dijadikan pivot table untuk memudahkan pekerjaan kita pada langkah selanjutnya

Selanjutnya , pilih menu Insert dan Pilih Pivot Table yang terletak disebelah paling kiri pada Ms 2010 dan 2007 . Pada Ms. Excel 97-2003 terdapat pada menu Data

Tampilan Pivot table Ms. Excel 97-2003

Tampilan Pivot Tabel pada Ms Excel 2007 dan 2010

Setelah itu ada kotak dialog  data yang akan dijadikan pivot table, karena kita tadi sudah memblok data diawal tadi, maka secara tidak langsung rangenya akan muncul pada kotak dialog tersebut.

Use and External data Sheet ini digunakan jika kita ingin menggunakan database dari sumber diluar Excel

Pada pilihan Choose where you want the pivot table report to be placed ada dua pilihan yaitu :

New  Worksheet yaitu jika kita ingin meletakkan pivot table kita pada worksheet yang baru dengan kata lain terpisah dengan database

Existing Worksheet yaitu jika kita ingin meletakkan pivot table kita jadi satu dengan sheet yang sama dimana database kita berada.

Sementara ini buatlah Pivot table dalam WorkSheet yang baru untuk memudahkan kita.

Lalu Klik OK

Setelah Klik OK, secara otomatis kita langsung pindah ke worksheet yang baru. Sebelum kita menjalankan Pivot Tablenya ada baiknya Work Sheet yang baru diberi nama yang khusus , lagi lagi untuk memudahkan kita bekerja  , contoh berilah nama PIVOT. Di bawah ini merupakan tampilan awal pada Pivot Table. 

Disebelah kanan  terdapat tampilan menu task pane Pivot Table field List, Pivot Table field list ini menampung semua judul kolom dari data yang kita buat diawal. Jadi apabila ingin menganalisis  semisal counter ,harga dan jumlah terjual(Rp)  , maka beri tanda centang pada ketiganya.

Row Label :  untuk meletakkan field dalam bentuk baris

Column Label : untuk meletakkan field dalam bentuk kolom

Values : untuk melakukan fungsi statistika pada field yang di pilih seperti sum, count, average,max, min,dll

Contoh : Pada Sum of Jumlah Terjual (Rp) adalah total keseluruhan  jumlah barang dari masing2 counter

*Nah disinilah dapat terlihat manfaat dari Pivot Table. Kita tidak perlu melakukan fungsi statistika jika menginginkan untuk menganalisa total barang yang terjual . Pivot table akan menjalankan semua apa yang kita ingin ketahui dari sebuah database.*

Selanjutnya, mungkin “Sum of Harga” tidak begitu perlu kita ketahui, mungkin kita ingin mengetahui masing-masing harga yang ditawarkan dari field counter. Maka yang harus kita lakukan adalah memindahkan Sum of Harga pada tab Values denga cara meng-klik tombol dropdown pada “Sum of Harga”  sehingga muncullah Pop Up yang terdiri dari beberapa pilihan.

Misalnya kita ingin mmemindahkannya ke Row Labels, maka langsung pilih dan klik “Move to Row Labels”

                                                   

Maka Hasilnya feld harga akan berpindah ke Row Labels

Kemudian kita ingin menganalisa data berdasarkan JUDUL barangnya. Centang field JUDUL pada Pivot Table List. Maka Tampilan Pivot Tablenya seperti dibawah ini :

Dirasa, tablenya agak tidak beraturan, kemudian kita ingin JUDUL barang berada diatas HARGA barang supaya memudahkan untuk menganalisanya.

Selanjutnya supaya JUDUL bisa berada diatas barang adalah dengan memindahkannya.

Klik dropdown pada judl, maka akan muncul Pop up .

Lalu pilih Move Up pada pilihan tersebut.

Maka Hasilnya seperti dibawah ini:

                                                                        

Kemudian, kita ingin menganalisa penjualan salah satu counter , misalnga EIGER

Klik  Tombol Dropdown pada Row Labels

Dibawah Select All, Hapus Semua centang dan berikan tanda centang hanya pada EIGER

Setelah itu pilih dan klik OK

                                             

Maka Hasilnya hanya muncul Counter EIGER beserta JUDUL barang yang dijual di counter tersebut.

Sehingga kita dapat mengetahui grand total penjualan dari counter EIGER saja

Selanjutnya, kita ingin menganalisa hasil penjualan masing masing counter dengan melihat grafik/chart .

Caranya sebagai berikut :

Kembali kepada Sheet 1, dimana terdapat database

Lalu Blok semua data yang ingin kita buat Grafik/Chart

Pada Menu Insert pilih Pivot Table , dan klik Pivot Chart

 

    Kita ingin menganalisa penjualan masing masing counter, maka pada Pivot table Filed List centang COUNTER dan JUMLAH TERJUAL (Rp)     

                       

Maka Hasilnya adalah Sebagai Berikut :

Dapat disimpulkan bahwa counter Multikasa penjualannya paling tinggi.

Misalnya nih, ada data yang harus kita revisi, haduh gimana ya, masa harus bikin pivot tabelnya dari awal?

Gak perlu khawatir, tinggal edit aja datanya di sheet 1 yang merupakan data mentahnya. Aku fill dengan warna kuning rangenya seperti dibawah ini

Setelah itu kita harus me-REFRESH pivot tablenya

Klik pada work sheet PIVOT

Select All pivot tabelnya atau klik grand totalnya

Lalu klik kanan , pilih REFRESH

Setelah klik refresh, maka secara otomatis grand totalnya sekarang berubah

 sebelum dan  sesudah  refresh

                         

                

Selesai deh.

Oh ya untuk memudahkan dalam mengerjakan Pivot Table pada menu Option berjajar sub menu seperti Refresh, Change Data, Move Pivot Table dll.

Untuk Mengubah Desain pivot table dapat menggunakan Menu Design

        Sekian cerita saya tentang Pivot Table Excel. Mudah kan teman teman. Tidak ada yang sulit selama kita mau untuk mencobanya.